La Firme : un pilier de l’événementiel à Québec

Ste-Foy – Sébastien Tremblay, responsable des communications et des espaces locatifs, nous parle de l’agence événementielle La Firme et nous explique ce qu’implique l’organisation d’un événement.

Par Mélissa Gaudreault

L’agence La Firme a été créé en 2004 sous le nom de Staf inc. et était axés sur le service d’agence et les événements clé-en-main. L’entreprise a été rachetée en 2009 par Arlène et Magalie Cossette et est devenue La Firme.

Le service d’agence, soit l’embauche de personnel événementiel pour un événement privé, a été mis de côté depuis la pandémie, donc l’agence se concentre maintenant plus sur ses événements clé-en-main.

« On n’a pas la banque de personnels qu’on avait avant pour faire ça et ceux qu’il nous reste, on se les réservent pour nos locations dans nos salles ici et nos événements clé-en-main. » – Sébastien Tremblay

Les gens organisent encore aujourd’hui des événements, autant sinon plus qu’avant la pandémie, surtout les samedi en haute saison.

L’entreprise organise une foule d’événements comme des partys ou activités de bureau (formations, réunions), des activités thématiques, des mariages, des hommages aux défunts, des anniversaires, des soupers de famille et plus encore.

Pour les événements clé-en-main, l’agence événementielle s’occupe de tout : le traiteur, le souper, le service de base, l’animation et autre. Sinon, un client peut juste louer l’un des espaces appartenant à l’agence et fournir le reste.

La Firme peut donc louer des espaces qui leur est confié par la Commission de la Capitale-Nationale qui sont le Domaine Cataraqui, le Bois de Coulonge et le Quai des Cajoux, explique Sébastien Tremblay.

Le Domaine Cataraqui peut accueillir autour de 200 personnes en places cocktail et si le nombre de personnes est plus élevé ou si le client a une demande spéciale, l’agence va chercher ailleurs pour trouver un autre endroit.

L’agence fait affaire avec plusieurs entreprises pour l’organisation de ses événements comme le MNBAQ (qui est très populaire pour les mariages ou les événements corporatifs éclatés), Expo Cité ou des entreprises pour le service de traiteur comme le Château Frontenac, Laurie Raphael, Café La Maison Smith, La Mangue verte et Solotech pour l’audiovisuel.

Organisation d’événement

L’organisation d’un événement nécessite plusieurs éléments et plusieurs personnes. Voici à quoi ressemble l’organisation d’un événement :

« C’est de recevoir d’abord une demande du client, qui des fois peut être extrêmement clair ou extrêmement vague. Il y a des rencontres préparatoires à faire avec le client pour cerner le besoin en logistique, en audiovisuel, en nourriture, en nombre de places. Quand on obtient tous ces paramètres-là, c’est là qu’on est en mesure de savoir où on s’en va, où géographiquement dans la Ville de Québec. On va proposer une formule clé-en-main, on va tout gérer et on va fournir une facture au client vers la fin. Des fois, le client va décider de se conserver une certaine partie de l’organisation, souvent le traiteur. » – Sébastien Tremblay

Les éléments que l’on peut retrouver dans l’organisation d’un événement sont l’audiovisuel (montage de la salle : décors, tapis, rideaux, tables et chaises, vaisselle, nappes, etc.), le personnel du traiteur, un complément en service de alimentaire ou boisson ou de personnel traiteur fourni par l’agence, du personnel de service (bar, restauration, accueil), un vestiaire, un coordonnateur qui supervise les équipes, parfois un maitre d’hôtel di c’est un très gros événement, un chef en cuisine, etc.

Les principaux défis concernent la main-d’œuvre, les coûts et la gestion des horaires de livraison, c’est-à-dire de coordonner la livraison ou le ramassage du matériel par la compagnie de livraison afin que celle-ci ne soit pas présente pendant un événement.

Un autre défi est que plus il y a d’éléments dans un événement, plus c’est difficile de s’assurer que tout sera correct. Il y a plus de risques qu’il y ait des problèmes et que le résultat ne soit pas exactement comme le client le souhaitait.

Par exemple, si le client veut avoir un horaire précis dans son événement ou diviser sa salle en différentes sections, il peut y avoir des risques d’attente ou de gens qui réarrangent la pièce pendant que l’événement se déroule, donc ça enlève un peu la magie de l’événement.

C’est pour cette raison que l’événement réalisé est toujours un compromis entre ce que le client veut et ce qu’il est réellement possible de faire.